Auteur: Hans Donkers
In mijn vorige artikel was mijn boodschap helder: eerst de verbinding, dan de verdeling. Dat klinkt logisch, maar hoe maak je dat concreet? Een groep waarbij die verbinding de állergrootste succesfactor is, zijn vrijwilligers.
Vrijwilligers zijn onmisbaar in de zorg. Toch zie ik in mijn trajecten dat organisaties vaak worstelen met de vraag: hoe houden we ze betrokken? Vaak ligt het niet aan het werk zelf, maar aan de manier waarop we met hen communiceren. Als die basis niet goed voelt, haken mensen simpelweg af.
De ‘vaste waarde’ versus de ‘flexibele helper’
We zien de vrijwilligersmarkt veranderen. Aan de ene kant hebben we de trouwe basis: de mensen die er al jaren op een vast moment, bv. elke dinsdagmiddag, zijn. Zij zijn het fundament. Aan de andere kant groeit de groep ‘nieuwe’ vrijwilligers. Zij willen best helpen, maar willen zich niet direct aan een vaste dag vastleggen. Ze willen bijspringen wanneer het hún uitkomt.
Beide groepen zijn goud waard, maar ze hebben één ding gemeen: ze willen iets bijdragen én zich gezien voelen. En daar gaat het in de waan van de dag vaak mis.
Wie de vraag niet ziet, kan niet helpen
Wat ik vaak merk bij zorgorganisaties, is dat de bereidheid om te helpen er wel is, maar de informatie niet op de juiste plek belandt. Door drukte blijven hulpvragen hangen in volle mailboxen, verdwijnen in een wirwar van appjes of worden alleen gedeeld met de ‘vrijwilligers die er toevallig al zijn’.
Het gevolg? De flexibele vrijwilliger voelt zich een buitenstaander en de vaste vrijwilliger voelt zich overvraagd. Als een vrijwilliger niet kan zien waar hij nodig is, blijft hij een passieve toeschouwer. Maar zodra je ze meeneemt in wat er écht speelt op de afdeling, worden ze een actieve partner in de zorg.
Van ‘leuren’ naar faciliteren
Een mooi voorbeeld is ZorgSpectrum. Met bijna 400 vrijwilligers was het een enorme uitdaging om iedereen aangehaakt te houden. In plaats van individueel te ‘leuren’ om hulp, kozen zij voor één centrale plek waar alle informatie samenkomt.
“Als we op korte termijn mensen nodig hebben, sturen we een pushbericht via de app. Binnen no-time melden vrijwilligers zich aan. Zo kunnen we die leuke activiteit voor cliënten tóch door laten gaan.”
Dit is de kern: je vraagt het niet meer alleen aan die ene vrijwilliger die je toevallig spreekt, maar je deelt de vraag met de hele groep. Vrijwilligers kunnen dan zelf kiezen wat bij hen past en wanneer ze tijd hebben. Dat werkt een stuk prettiger voor iedereen.
Ruimte voor de zorg
Wanneer de communicatie via een centraal punt verloopt, zie je de dynamiek op een afdeling veranderen. Het constante ‘regelen en herstellen’ maakt plaats voor meer overzicht.
In trajecten hoor ik vaak dat dit vooral rust brengt voor de coördinatoren; het eindeloze rondbellen om gaten in de planning te dichten, neemt simpelweg af. Maar ook voor de vrijwilliger verandert er iets. Die hoeft bij binnenkomst niet meer te zoeken naar waar hij nuttig kan zijn, maar ziet vooraf al waar de behoefte ligt. Dat zorgt voor een effectievere samenwerking, waarbij de zorgprofessional de handen weer vrij krijgt voor de taken waar zij voor zijn opgeleid. Dat is de winst die een goed fundament oplevert.
Durven we de regie los te laten?
Het activeren van vrijwilligers vraagt om een verschuiving in ons denken. Durven we informatie breed te delen? Durven we erop te vertrouwen dat mensen opstaan als de vraag helder is?
Vrijwillige inzet gaat namelijk verder dan alleen beschikbaarheid; het gaat over gezien en gehoord voelen. Als de communicatie op orde is, groeit die betrokkenheid vanzelf.
In mijn volgende artikel duik ik in een groep die we vaak vergeten in de communicatiemix: de medezeggenschap. Want waarom zou je de cliëntenraad loskoppelen van de dagelijkse dialoog op de afdeling?
