De coronapandemie was een grote schok en heeft veel impact gehad, vooral op de zorg. De angst voor een nieuwe pandemie is groot. En dat is niet gek, want de kans op een nieuwe pandemie is erg reëel. Nu we terug zijn in het ‘nieuwe normaal’, is het tijd om te leren van deze pandemie en ons voor te bereiden op de toekomst. De vraag die hierbij centraal staat: Hoe zorg je ervoor dat de cliëntencommunicatie in orde is en niet transformeert naar crisiscommunicatie? In dit blogartikel geven we antwoord op deze vraag en lichten we verschillende stappen uit die jouw organisatie kan nemen.
Wat is crisiscommunicatie?
Tijdens de coronapandemie hebben we gezien hoe de crisiscommunicatie bij iedere organisatie verliep. De uitspraak ‘communicatie is key’ is in tijden van een crisis nog meer van toepassing. Tijdens een crisis is het van belang om snel te kunnen reageren en moeten organisaties in staat zijn onmiddellijk te communiceren naar betrokkenen. Wanneer de algemene communicatie naar doelgroepen niet op orde is, kan deze veranderen in crisiscommunicatie. Wanneer een organisatie steeds achter de feiten aan blijft lopen, ben je niet goed voorbereid. De afgelopen jaren zien we dan ook dat zorginstellingen steeds meer aandacht besteden aan het verbeteren van de cliëntencommunicatie.
Stel een communicatiestrategie op
Om goed met jouw doelgroep te communiceren, ook tijdens een crisis, is het verstandig om een communicatiestrategie op te stellen. Neem de volgende vragen mee in het opstellen van een communicatiestrategie:
- Met welke verschillende doelgroepen heb ik te maken? Persona’s geven je een goed beeld van de verschillende doelgroepen.
- Hoe communiceer ik met iedere doelgroep? Wellicht maken de verschillende doelgroepen gebruik van diverse systemen. Breng in kaart welke kanalen er worden ingezet per doelgroep.
- Wat moet er gecommuniceerd worden naar doelgroepen? Bedenk met welk doel je communiceert en welke impact dit heeft.
- Hoe kan de doelgroep met de organisatie contact opnemen? Noodnummers en contactpersonen in situaties van nood moeten kenbaar zijn bij de doelgroep. Weet jouw doelgroep waar ze deze gegevens makkelijk kunnen vinden?
Luister naar cliënten en familie
Elke organisatie kent verschillende verbeterpunten en wensen omtrent cliëntcommunicatie. Maar weet je ook wat de wensen en behoeften zijn van de cliënten, hun familie en verwanten? Welke informatie missen zij? Hoe willen zij benaderd worden? Luister naar welke feedback en behoeften cliënten, familie en verwanten hebben omtrent informatievoorziening en communicatie.
Een praktijkvoorbeeld: Als organisatie hebben jullie moeite om voldoende vrijwilligers te werven die kunnen ondersteunen bij activiteiten. Wellicht willen verwanten als vrijwilliger helpen, maar weten ze niet dat dit mogelijk is of wanneer de activiteiten plaatsvinden. Door één centrale en digitale plek te creëren voor alle cliëntencommunicatie, zijn verwanten ook beter op de hoogte van de hulpvragen van de organisatie.
Fysieke vs. digitale communicatie
Op welke manieren communiceert jouw organisatie met cliënten, familie en verwanten? We zien vaak dat zorginstellingen gebruik maken van fysieke communicatiemiddelen: posters, flyers, een prikbord in de algemene ruimte en een geprint welkomstdocument. Een grote ontwikkeling die hier verandering in brengt, is digitalisering. Steeds meer mensen vervangen fysieke communicatiemiddelen met een digitale vorm. Hierdoor verwachten mensen ook dat informatiedeling en communicatie digitaal plaatsvindt. Hoe verloopt deze verandering in jouw organisatie?
We zien dat zorginstellingen op zoek zijn naar een manier om met cliënten en hun familie en verwanten te communiceren, ongeacht hun locatie. Zo kom je al snel uit op een digitale oplossing. Connect2Care biedt een uitgebreide oplossing met een eigen cliëntenportaal. In dit portaal kunnen cliënten en hun familie alle informatie en communicatie vinden, en deelt de organisatie locatie-specifieke en algemene informatie via één centraal platform. Benieuwd naar alle mogelijkheden omtrent cliëntencommunicatie? Download dan het informatiepakket of vraag een adviesgesprek aan met een van onze adviseurs.
Met deze stappen kan jouw organisatie niet alleen de dagelijkse communicatie verbeteren, maar ook zorgen dat er in tijden van crisis snel en effectief gecommuniceerd kan worden. Zo blijven cliënten en hun familie altijd goed geïnformeerd, ongeacht de situatie.
