Samenwerken met informele zorg: van losse communicatie naar één centrale plek
Hoe Cedrah met Connect2Care de samenwerking met vrijwilligers en naasten ondersteunt en tegelijkertijd processen eenvoudiger organiseert.
Samen werken aan passende zorg
Cedrah biedt op verschillende locaties zorg en ondersteuning aan ouderen. Familie, naasten, mantelzorgers en vrijwilligers spelen daarbij een belangrijke rol in het dagelijks leven van cliënten. Cedrah werkt vanuit het programma Passende Zorg aan een andere manier van samenwerken tussen formele en informele zorg.
Daarnaast wordt steeds meer gewerkt vanuit de Schijf van Vijf. De zorgmedewerker is daarbij niet automatisch als eerste aan zet. Eerst wordt gekeken naar wat de cliënt zelf kan, wat het eigen netwerk kan betekenen en welke rol vrijwilligers kunnen vervullen. Aanvullend wordt bekeken welke professionele zorg nodig is. Roselyn van Beijnum, adviseur kwaliteit & veiligheid, vertelt hoe ze bij Cedrah deze manier van samenwerken ondersteunt met hun vrijwilligers- en naastenapp van Connect2Care.
Van losse communicatie naar één centrale omgeving
Die beweging bracht ook praktische uitdagingen met zich mee. Veel communicatie met vrijwilligers en naasten verliep via e-mail, post en losse Excel-overzichten. Hulpvragen voor de zomerperiode werden bijvoorbeeld via fysieke vakantiekaarten verstuurd. Deze moesten worden geprint, opgestuurd, verzameld en vervolgens stuk voor stuk worden verwerkt.
“Soms kostte het meer tijd om de samenwerking te organiseren dan dat het uiteindelijk opleverde,” vertelt Roselyn. Daarom ging Cedrah op zoek naar een platform dat niet alleen communicatie en administratie eenvoudiger kon maken, maar ook aansluit bij de visie van Cedrah op samenwerken met informele zorg. Daarbij stond één uitgangspunt centraal: samenwerken is tweerichtingsverkeer.
“Je kunt niet alleen maar dingen vragen van mantelzorgers en vrijwilligers. Je moet ook iets terug kunnen geven, zoals gerichte ondersteuning en scholing.” Juist die combinatie van informeren, betrekken, ondersteunen en organiseren vond Cedrah terug in Connect2Care.
Minder losse handelingen, meer overzicht
Inmiddels worden verschillende processen via de app georganiseerd. Een goed voorbeeld is het organiseren van extra hulp tijdens de zomervakantie. Waar Cedrah voorheen fysieke ‘vakantiekaarten’ per post verstuurde om te inventariseren wie er in de vakantieperiode kon bijspringen, staat die hulpvraag nu overzichtelijk als digitaal formulier in de app. “We krijgen de aanmeldingen nu allemaal binnen op één plek en kunnen er direct een overzicht van maken.”
Ook bij de Sop & Soep-dagen, waar familie en naasten helpen bij de voorjaars- en najaarsopruiming en samen worden geluncht, wordt de app ingezet. Naasten kunnen aangeven of ze aanwezig zijn, met hoeveel personen ze komen en eventuele allergieën doorgeven. Daarnaast kunnen vrijwilligers zich via de app eenvoudig aanmelden voor activiteiten. Ook declaraties kunnen inmiddels digitaal worden ingediend door een foto van een bon toe te voegen. “Eerst moest dat allemaal per mail of op papier en daarna weer in een Excel-lijstje worden bijgehouden. Nu heb je het allemaal op één plek.”
Betrokken vrijwilligers en naasten
Op pilotlocaties Amandelhof en Nebo zijn de reacties zeer positief. Uit een enquête via de app blijkt dat naasten en vrijwilligers de app enorm waarderen.
Vooral het delen van welzijnsberichten en foto’s via de app wordt gewaardeerd door familie. Het vormt een waardevolle, menselijke aanvulling op het zorgdossier, dat strikt medisch en zorginhoudelijk is. “De app is een hele grote toevoeging om juist het welzijnsverhaal van alledag te laten zien,” aldus Roselyn.
Ook onder de vrijwilligers – van wie het gros tussen de 60 en 80 jaar is – is het enthousiasme groot. Ze zijn trots op de Cedrah-app. Eén vrijwilliger schafte er zelfs speciaal een smartphone voor aan om mee te kunnen doen.
De tijd nemen voor verandering
De ervaring van Cedrah laat zien dat een app op zichzelf niet voldoende is. Meer samenwerken met informele zorg vraagt ook iets van medewerkers. Het betekent anders werken, soms taken uit handen geven en vrijwilligers en naasten meer ruimte bieden. “Er zit ook een cultuurverandering onder de uitrol van Connect2Care. De app ondersteunt die beweging, maar als organisatie moet je die verandering ook zelf doorlopen.”
Daarom besteedt Cedrah veel aandacht aan begeleiding. Medewerkers krijgen trainingen en op de locaties wordt regelmatig aandacht besteed aan het gebruik van de app. Vrijwilligers worden persoonlijk geholpen bij de eerste stappen. Zeker bij mensen die minder digitaal vaardig zijn, blijkt dat goed te werken. “Je moet er gewoon even naast gaan zitten en de tijd voor nemen. We zien ook dat vrijwilligers elkaar daarna heel goed helpen.”
Korte lijnen en samen verder ontwikkelen
Over de samenwerking met Connect2Care is Roselyn positief. Vooral het laagdrempelige contact en de mogelijkheid om snel met elkaar af te stemmen worden gewaardeerd. “De lijntjes zijn heel kort. Als er iets is, wordt het serieus opgepakt en je hebt eigenlijk altijd snel reactie. Het contact is heel laagdrempelig en er wordt meegedacht.”
Na de eerste pilots op Amandelhof en Nebo worden de vrijwilligers- en naastenapps de komende maanden verder uitgerold naar de andere locaties van Cedrah. Daarbij vindt Roselyn het belangrijk om realistische verwachtingen te schetsen. “Verwacht niet dat als je een activiteit uitzet, er meteen honderd informele zorgverleners klaarstaan om mee te doen. Samenwerken kost tijd en is geven en nemen.” Haar advies aan andere zorgorganisaties sluit daar direct op aan: “Investeer erin en neem de tijd ervoor. Je kunt niet alleen maar vragen. Je moet ook kijken naar wat je terug kunt geven aan je informele zorgnetwerk.”
