Eén app, 600 vrijwilligers

Wie bij Avoord binnenloopt, voelt het meteen: hier draait het om aandacht, warmte en verbondenheid. Ruim zeshonderd vrijwilligers zetten zich dagelijks in voor bewoners. En dat vraagt om een manier van communiceren die overzichtelijk, laagdrempelig en vooral: werkbaar is.

We spraken Monique Broeren en Ancella Knoop, coördinators vrijwilligers en welzijn, over hoe zij de Connect2Care-app in korte tijd hebben omarmd als hét middel om hun vrijwilligers te bereiken.

Met ruim 600 vrijwilligers bleek een centrale plek voor alle communicatie hard nodig. Een platform dat zowel medewerkers als vrijwilligers makkelijk kunnen gebruiken. Sinds de overstap naar de oplossing van Connect2Care ervaren ze vooral veel rust en structuur.

Het grootste verschil? Volgens Monique: “Tijd. Zoveel tijd. Je regelt alles vanuit één plek. Dat maakt het makkelijker voor ons én overzichtelijker voor de vrijwilligers.”

Vooral bij het organiseren van evenementen werkt de app als een snelkookpan:

• Vrijwilligers melden zich spontaan aan;
• Medewerkers zien zelf wie er komt;
• En je hebt geen eindeloze mailwisselingen meer.

Jarenlang werkte Avoord met losse WhatsAppgroepen, mailtjes en telefoontjes. Dat was te doen toen de groep vrijwilligers kleiner was, maar de hoeveelheid werk groeide elke maand.

Monique weet nog goed hoe dat voelde: “Je was continu aan het schakelen: mail, telefoon, WhatsApp… En dan hopen dat iedereen het gezien had. Het kostte gewoon heel veel tijd.”

Een LinkedIn-bericht over de oplossing van Connect2Care trok hun aandacht. Ze besloten een webinar te volgen en gingen daarna op werkbezoek bij tanteLouise, waar de app al in gebruik was. Dat bezoek gaf het laatste zetje.

“We dachten allebei: dit is precies wat we nodig hebben. Vooral omdat je alles óók via de computer kunt doen. Ik hoef niet hele berichten op mijn telefoon te typen,” aldus Ancella.

Nu de meeste vrijwilligers hun weg hebben gevonden in de app, beginnen bepaalde functies zich echt te onderscheiden. Tijdens het interview werd duidelijk dat Monique en Ancella dezelfde favorieten hebben. Stuk voor stuk features die het werk overzichtelijker, sneller en leuker maken.

Zo is Vraag & aanbod ideaal voor snelle oproepen, zorgt Chat & nieuws voor rust en structuur in de communicatie en maken Formulieren het aanmelden en organiseren een stuk eenvoudiger. Ook Foto’s en het prikbord blijken verrassend krachtig: door herkenbare, visuele updates voelen vrijwilligers zich sneller betrokken en wordt informatie directer opgepakt.

Zoals Monique het mooi verwoordt: “Een foto van onze bewoners of een locatie werkt zóveel beter dan een stockbeeld. Vrijwilligers herkennen meteen: dit is van ons.”

Avoord koos ervoor om niet klein te pilotten, maar meteen de volledige vrijwilligersgroep aan te haken. Een snelle uitrol bij zo’n grote groep betekent ook dat mensen moeten wennen. Zeker omdat Avoord veel vrijwilligers heeft tussen de 70 en 90 jaar.

Monique lacht: “We hebben 90-jarigen die het fantastisch vinden en de hele dag in de app zitten. Dat vind ik echt geweldig. Maar er zijn ook mensen die nog zoeken. Daar moeten we geduld mee hebben.”

Ze ontdekten al snel: alleen installeren is niet genoeg. Je moet mensen meteen laten oefenen.

Ancella: “Laat ze een chat sturen, laat ze iemand opzoeken, laat ze een prikbordbericht plaatsen. Dat werkt honderd keer beter dan ze naar huis sturen met alleen de app op hun telefoon.”

Hoewel Avoord de app nu stevig inzet voor communicatie en organisatie, voelt het voor Monique en Ancella alsof ze pas aan het begin staan. De basis staat, maar juist daardoor zien ze ineens hoeveel méér er mogelijk is.

“De voorbereidingen staan al klaar om de app breder in te zetten richting mantelzorgers en naasten. Daarmee zetten we een volgende stap in het verbinden van iedereen rondom onze bewoners.”

Over de samenwerking met Connect2Care zijn ze uitgesproken positief.
“Connect2Care zou ik omschrijven als heel toegankelijk. Je stuurt een berichtje en je krijgt snel reactie. Als het niet lukt, bellen ze gewoon even. Zonder gedoe,” alsdus Monique.

De Connect2Care-app heeft bij Avoord vooral rust, overzicht en tijdwinst gebracht. Niet omdat alles ineens perfect gaat, maar omdat er eindelijk één plek is waar vrijwilligers en medewerkers elkaar weten te vinden.

Monique vat het mooi samen:“We zijn heel tevreden. En we gaan lekker door.”