Vrijwilligers zijn goud waard binnen de GGZ. Zij brengen de extra menselijke aandacht, de ontspanning en de warmte die zo hard nodig is. Of het nu gaat om een wandeling over het terrein, een kop koffie op de groep of het begeleiden van een creatieve activiteit: hun inzet maakt een wereld van verschil voor het welzijn van cliënten.
Maar op de werkvloer zien we vaak een spagaat. Het coördineren van die waardevolle vrijwilligersinzet kost zorgteams namelijk vaak onnodig veel tijd, energie en afstemming.
De verborgen werkdruk van vrijwilligerscoördinatie
In de praktijk staat de werkdruk op de groep al continu onder hoogspanning. Als het regelen van de inzet van vrijwilligers er dan ook nog bij komt, ontstaat er extra ruis:
- Overvolle zorgtelefoons en losse appjes: zorgprofessionals zijn tussendoor bezig met WhatsApp-groepen, sms’jes en telefoontjes om de planning rond te krijgen.
- Onoverzichtelijke schema’s: excel-lijsten op het prikbord die al snel achterlopen op de werkelijkheid.
- Dubbele afstemming: vrijwilligers die vragen hebben over tijden of taken, waardoor de zorgmedewerker continu moet schakelen en veel dezelfde vragen en antwoorden krijgen.
Het resultaat? In plaats van dat vrijwilligers de zorgprofessionals ontlasten, voelt het organiseren ervan soms als een extra administratieve taak. Dat moet én kan anders.
Hoe ziet dat er in de GGZ-praktijk uit?
Stel je een gesloten GGZ-afdeling voor waar wekelijks een kookgroep of wandelactiviteit georganiseerd wordt. In de oude situatie stuurt de begeleider op de groep ’s ochtends een rondmail, appt drie losse vrijwilligers en probeert tussendoor bij te houden wie er wel of niet beschikbaar is.
In de nieuwe situatie staat de terugkerende activiteit klaar in een centraal overzicht. Vrijwilligers zien op hun eigen telefoon welke ondersteuning nodig is, schrijven zichzelf in en het zorgteam ziet direct dat de oproepis opgevuld zonder één telefoontje te hoeven plegen.
“Als ik vijf vrijwilligers nodig heb, melden zich er vijf aan en dan is het klaar. Vroeger kreeg ik twintig reacties op een mail en moest ik iedereen weer terugmailen. Dat hoeft nu allemaal niet meer.”
Ancella Knoop, coördinator vrijwilligers en welzijn bij Avoord.
Lees hier het hele verhaal van Avoord.
3 Handvatten voor een laagdrempelige vrijwilligerscoördinatie
Om de balans tussen zorgprofessional en vrijwilliger te herstellen, zijn een paar strategische veranderingen essentieel:
- Leg de regie bij de vrijwilliger zelf
Moderniseer de manier waarop taken worden aangeboden. Als vrijwilligers zelf inzicht hebben in openstaande hulpvragen via hun eigen smartphone, kunnen zij reageren wanneer het hen uitkomt. Dat haalt de druk direct van de telefoon op de afdeling.
- Centraliseer en beveilig de communicatie
Stop met versnipperde WhatsApp-groepen, losse notities en e-mails. Losse appgroepen zijn niet alleen onoverzichtelijk, maar vaak ook kwetsbaar op het gebied van de AVG en privacy van cliënten. Door één dedicated, AVG-proof kanaal te gebruiken waarin rollen en rechten goed geregeld zijn, blijft alle afstemming inzichtelijk voor het hele team én voldoet de organisatie aan de privacywetgeving.
- Houd de drempel laag met een overzichtelijke ervaring
Zorg dat de digitale omgeving extreem intuïtief werkt voor iedereen, ongeacht digitale vaardigheden of leeftijd. Voorkom ingewikkelde inlogprocedures, complexe menu’s of overbodige stappen. Als een vrijwilliger in één oogopslag ziet wat er speelt en zonder gedoe zijn of haar weg kan vinden, blijft de betrokkenheid hoog en ontstaat er geen frustratie of extra vragen richting de zorgafdeling.
Meer weten? Schrijf je in voor onze 3-delige webinarreeks
Ben jij benieuwd hoe je de eerste stap zet naar meer gestroomlijnde vrijwilligersinzet? In het najaar organiseren we een webinarreeks waar we praktische handvaten en concrete ervaringen uit de sector delen.
- 15 sep | Webinar 1: Vrijwilligers binden & boeien in de GGZ
- 6 okt | Webinar 2: Rust op de groep door slimme communicatie met naasten
- 3 nov | Webinar 3: De informele en formele zorg verbinden
