'Samen doen' is voor veel zorginstellingen een belangrijk thema. Niet vreemd: naasten en vrijwilligers spelen een steeds grotere rol in het dagelijks leven en welzijn van cliënten. Maar terwijl de intentie er vaak wél is, blijkt het in de praktijk soms lastig om 'Samen doen' ook echt onderdeel te maken van de dagelijkse werkwijze. Veel teams vragen zich af: Hoe organiseer je het zo dat het werkt voor iedereen? En: Hoe houd je het overzichtelijk, veilig en haalbaar in een toch al drukke zorgomgeving?
In deze blog delen we vijf praktische tips die zorginstellingen helpen om 'Samen doen' niet alleen te plannen, maar het ook echt werkbaar, prettig en natuurlijk te maken voor zowel professionals, naasten als vrijwilligers.
Tip 1: Maak rollen en verwachtingen vooraf duidelijk
'Samen doen' werkt alleen wanneer iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Veel onduidelijkheid ontstaat omdat rollen niet concreet benoemd zijn. Professionals nemen vaak vanzelf meer taken op zich, familieleden weten niet goed wat ze mogen doen en vrijwilligers wachten af tot iemand hen benadert.
Betrokkenheid werkt het beste wanneer iedereen weet wat bij hem of haar past. Door vooraf te bespreken welke zorgtaken bij professionals blijven, waar familieleden iets kunnen betekenen en welke activiteiten vrijwilligers kunnen oppakken, ontstaat er een fijne en duidelijke samenwerking voor iedereen.
Het hoeft geen uitgebreid handboek te worden. Een kort, helder overzicht werkt al enorm verhelderend.
Wil je eerst meer inzicht in de veelvoorkomende uitdagingen rondom 'Samen Doen'? In onze eerdere blog: 'Samen doen in de zorg' lees je waar zorginstellingen tegenaan lopen en waarom een goede basis zo belangrijk is.
Tip 2: Bied één centrale plek voor sociale en informele communicatie
Veel zorginstellingen hebben de medische informatie uitstekend geregeld in een ECD of ander systeem. Maar juist de sociale en informele communicatie – zoals korte updates, welzijnsmomenten, activiteiten en praktische vragen – loopt vaak via allerlei losse kanalen: WhatsApp, mail, telefoon, notities en gesprekken tussendoor. En precies dáár gaat het vaak mis.
Familieleden missen overzicht, vrijwilligers weten niet wanneer ze nodig zijn en teams besteden veel tijd aan het beantwoorden van steeds dezelfde vragen. Door één centrale plek te bieden voor kleine dagelijkse updates, praktische informatie, activiteiten en welzijnsmomenten en vragen vanuit het netwerk voorkom je versnippering.
Iedereen ziet hetzelfde, op één plek, op een manier die past bij hun rol. Dat maakt betrokkenheid veel eenvoudiger en natuurlijker.
Tip 3: Organiseer betrokkenheid rondom het dagelijks ritme
De grootste winst zit vaak in kleine momenten. Als betrokkenheid gekoppeld wordt aan het dagelijks ritme van de afdeling, wordt het voor naasten en vrijwilligers veel eenvoudiger om aan te haken. Niet als iets extra's, maar als iets dat vanzelf meeloopt.
Voorbeelden:
- Een dochter die tijdens haar bezoek even blijft bij de koffie-inloop.
- Een vrijwilliger die aansluit bij de ochtendwandeling.
- Een broer die helpt tijdens de bingo of creatieve activiteit.
Wanneer deze momenten zichtbaar en voorspelbaar zijn, ontstaat er meer ruimte voor gedeelde verantwoordelijkheid, zonder dat het team extra handelingen hoeft te doen.
Tip 4: Zet vrijwilligers slim en doelgericht in
Vrijwilligers zijn onmisbaar, maar hun inzet werkt het beste wanneer die aansluit bij hun wensen, mogelijkheden en beschikbaarheid. Er zijn grofweg twee groepen vrijwilligers:
- Vrijwilligers die structuur fijn vinden: Zij komen wekelijks op een vast moment. Voor deze groep helpt het wanneer helder is wat er verwacht wordt. Als daarnaast inzichtelijk wordt waar het team extra hulp kan gebruiken, sluiten veel vaste vrijwilligers graag vaker aan dan hun vaste dag of moment.
- Vrijwilligers die juist flexibel willen bijdragen: Denk aan mensen die per week bekijken wanneer ze tijd hebben. Zij willen zich graag inzetten wanneer het past, zonder ergens aan vast te zitten.
Door beide groepen op hun eigen manier te ondersteunen, ontstaat er een sterkere en meer continue vrijwillige inzet. Een overzichtelijke kalender of aanmeldsysteem maakt zichtbaar waar hulp nodig is en maakt het gemakkelijk voor zowel vaste als flexibele vrijwilligers om aan te haken. Dat geeft teams ruimte en zorgt voor meer betrokkenheid vanuit het netwerk.
Tip 5: Evalueer regelmatig en neem het netwerk mee in verbeteringen
'Samen doen' ontwikkelt zich stap voor stap. Wat vandaag werkt, kan morgen anders zijn. Daarom is het waardevol om regelmatig stil te staan bij vragen als:
- Wat gaat goed in de samenwerking?
- Waar lopen naasten of vrijwilligers tegenaan?
- Welke informatie mist het team nog?
- En wat kunnen we samen beter organiseren?
Door met elkaar te blijven afstemmen (team, familie, cliënten, omwonenden en vrijwilligers) ontstaat een samenwerking die steeds beter aansluit op de dagelijkse praktijk én op de behoeften van cliënten.
Samen verder bouwen aan 'Samen doen'
Met deze vijf tips kun je 'Samen doen' stap voor stap laten groeien tot een manier van werken die vanzelfsprekend voelt. Niet door extra taken te creëren, maar door betrokkenheid slim te organiseren en onderdeel te maken van het dagelijks leven.
Wil je zien hoe andere zorginstellingen dit oppakken? Lees dan een van onze klantverhalen.
